Office Manager to osoba, bez której biuro nie mogłoby prawidłowo funkcjonować. Odpowiedzialność za dostępność materiałów, nadzór nad terminami, a także kontaktowanie się z kontrahentami i umawianie spotkań to coś, co bezgranicznie wymaga dużej terminowości oraz pamiętania o każdym aspekcie. Sprawdź, jak możesz ułatwić swoją pracę i uczynić ją bardziej efektywną!
Dobra organizacja pracy to podstawa, jednak nie wszystko możemy uporządkować w swojej głowie lub na samoprzylepnych karteczkach. W dopilnowaniu wszystkich terminów bardzo pomaga prowadzenie kalendarza lub organizera. Takie miejsce, w którym możemy bezpośrednio nanosić godziny wydarzeń i listę rzeczy do zrobienia znacznie ułatwia pracę, lecz także czyni nas mniej zestresowanymi i pozwala uniknąć wrażenia, że o czymś zapomnieliśmy. Prywatny organizer posiada tę przewagę, że możemy zaznaczać na nim także wydarzenia prywatne, tak aby nie zapomnieć o występie córki w szkole, meczu syna lub innych ważnych uroczystościach.
W czasach, kiedy większość czynności biurowych wykonuje się na komputerze, warto pamiętać o możliwościach, jakie dają nam powszechnie dostępne programy. Kalendarz Google to darmowy kalendarz on-line przypisany do naszego konta Google, w którym za sprawą kilku kliknięć myszką możemy ustawić przypomnienia lub spisać ciążące na nas obowiązki w taki sposób, aby były cały czas widoczne czy posiadały dźwięk przypomnienia. Równie ważną kwestią jest organizacja przestrzeni biurowej w taki sposób, aby wszystkie niezbędne produkty znajdowały się w zasięgu ręki, a samo ich ułożenie było intuicyjne. Dotyczy to nie tylko własnego biurka, ale i miejsca pracy współpracowników, którym często brakuje zainteresowania ich wygodą. Karteczki na uwagi i przypomnienia, długopis i ołówek powinien znajdować się na każdym biurku, jest to niewielki koszt, a znacznie usprawnia pracę. Nie możemy także zapomnieć o artykułach ułatwiających segregowanie dokumentów, takich jak teczki, naklejki z miejscem do opisania, koszyki na dokumenty, czyste płyty CD, przezroczyste koszulki i segregatory. Warto, aby znajdowały się one w jednej szufladzie, tak aby każdy w razie potrzeby mógł z nich skorzystać.
Wśród niezbędnych produktów nie może zabraknąć tych, które mają na celu dbanie o czystość sprzętu i biurka. W ofercie marki Activejet znajdują się przybory, takie jak sprężone powietrze, środki do czyszczenia plastików oraz drukarek, pianki i chusteczki do monitorów, patyczki do czyszczenia klawiatury oraz uniwersalne płyny, również w wersji kompaktowej. Osoby zatrudnione do czyszczenia biura często nie mają tyle czasu, aby na bieżąco zajmować się każdym stanowiskiem pracy, dlatego jest to dobry sposób na poprawienie komfortu w biurze.
Pracę w biurze możemy porównać do działania maszyny poruszanej przez trybiki, w której rola Office Managera to wprawianie w ruch jednocześnie wielu z nich. Choć nie zawsze można to odczuć, dobrze rozplanowana i wykonana praca wpływa pozytywnie na pracowników, a czyste biuro napawa optymizmem i chęcią do działania.
